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会社で使うデータベースソフト、といえばやはり業務用ソフト（ＯＡソフト）を連想します。業務用ソフトは会社によって様々ですのでここでは詳しく書きません（書けません）。ざっと簡単に書いておきます。
業務用ソフトは、その会社でどんな仕事をしているのか、によってソフトウェアを構築します。紙や話でやり取りしているような事をコンピュータを使って記録・管理・運用をしましょうというような感じです。
例えば普通のお店や代理店だとします。
メーカーや卸先から、商品を仕入れて、在庫して、在庫品からお客や取引先へ販売します。注文を受けてから仕入して販売する事も当然あります。仕入伝票、売上伝票、見積書、注文書、請求書、精算書、等のような印刷も必要になってきます。
まずは、メーカーや卸先、客先などの会社や個人名のデータベースが考えられます。個人名の場合は作成しない場合も多いですが。そして、商品のデータベース。商品をセットにして別商品にしてしまう場合などもありますけれど。そして在庫状態を示すデータベース。これは作成せずに商品のデータベースのフィールド項目として組み込む場合もあります。しかし倉庫が複数ある場合もありますので注意が必要です。
そして、
・見積履歴を管理するデータベース
・注文履歴を管理するデータベース
・仕入履歴を管理するデータベース
・売上履歴を管理するデータベース
等があります。
取引先の会社のデータベースのフィールド構成は
・登録番号 ・会社名 ・部署名 ・担当者名 ・〒 ・住所 ・TEL ・FAX ・メールアドレス ・備考
等が考えられます。伝票等に住所やTEL・FAXを印刷する場合も多いのでデータベース化しておけば後で省力化出来ます。
個人名のデータベースのフィールド構成は、そこまで必要ありません、というよりも、記入出来ない場合がほとんどなので、登録番号と氏名と電話番号、あとは、性別・推定年齢・感想のような、あの人だなと後で分かるような事を記入出来るようにするのも面白いかもしれません。
但し、リピートオーダーや前回何を注文したのか等の管理をしたい場合には、それなりのフィールドが必要になるかもしれません。通常はデータを検索して表示させる等になるでしょうけれども。
商品のデータベースのフィールド構成は、メーカー毎にテーブルを分けるとして、
・商品記号 ・JANコード ・商品名 ・標準価格（メーカー希望価格） ・商品分類 ・商品説明
等が考えられます。なお、商品を仕入れる際には標準価格に対して何％なのか、というのはありますが、仕入先によって異なる場合が多いので、その掛け率をどう管理するのかを考える必要はあります。また、客先によって卸価格・販売価格をどれくらいにするのか、という事も同様にあります。
流れとしては、
お客→店で購入→在庫−／売上＋
お客→店で返品→在庫＋／売上−（場合によってはメーカーへ）
在庫が少ない＝メーカー・卸先へ（見積→）注文→仕入→在庫＋
在庫が多すぎる→メーカーへ返品→在庫−
お客→見積→注文→仕入（→在庫＋→在庫−）→売上
売上：納品・請求
というのが単純なパターンですが、その中で、現在の在庫がどれくらいあって、どれくらい注文していて（まだ届いてない）、そのうち既に引当の分はどれくらいで、安全在庫はどれくらいかを判断したり、どれだけの売上があって、どれだけの仕入があって、利益・利益率がどれくらいか、納品完了までのガントチャートは？等を考えるは普通でしょう。
それらをうまく考えてソフトウェアとして構築します。
各種伝票印刷や一覧印刷なども必要でしょうし、グラフ作成なども必要かもしれません。
メーカーであれば、製品と、その原材料の管理を行いたいと思うかもしれません。となれば、製品が必要とする原材料は？のデータベースが必要になります。すると、原材料を見積・注文・仕入・在庫を行い、製造・組立の生産管理、売上納品管理、となるかもしれません。
流通業者であれば、顧客管理、配車・傭車の管理、流通センターでの管理、等々もあるかもしれません。
これらは会社によって様々ですし、各社毎にソフトウェアシステムを構築するのが普通のようです。その際、データベースは、複数人が同時にアクセスするのが普通ですし、そうなると、Ｃ／Ｓ型ＤＢであるのが普通となってきます。勿論、１人でお店を切り盛りしている場合には余り関係の無い話かもしれません。最初にデータを入力するだけでも大変な作業かもしれません。けれどもソフトウェアを運用し効率良く仕事をする事が出来る、ようになるかもしれません。
コンピュータは苦手だからやらない、お金がかかるからやらない、手間が掛かるからやらない、今まで手と紙でやってて何の問題もない、という場合も多いです。使う側の意識改革が必要な場合も多いです。業務用ソフトの場合には、特に、そういうケースが多いですね。
もし、どこかの業務用ソフトを作る場合があるとしたら、そんな人間的問題をまずクリアして、どんな仕事をしているのかを詳細に教えてもらい、業務解析を行うという事が第１の作業になりますので、御注意下さい。
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